Tutti i segreti per un comunicato stampa perfetto
Aggiornamento: 28 gen 2022
Come si scrive un comunicato stampa? Perché ricorrere a questo strumento? A chi è rivolto? In questo post scopriamo tutti i segreti per un comunicato che andrà in stampa al 100%!
Quando si comunica, occorre avere ben chiaro qual è l'obiettivo da perseguire, il messaggio da lanciare, il pubblico di riferimento... Fatto questo, bisogna scegliere lo strumento e il canale da adottare.
Quando l'intenzione è quella di mettere in atto una comunicazione istituzionale (ma non solo) che coinvolga i media (tv, giornali, radio, siti di informazione), oppure di crisi come abbiamo visto nelle 3 lezioni che il Coronavirus ci ha insegnato, il comunicato stampa è un mezzo imprescindibile.
CHE COS'È UN COMUNICATO STAMPA
Possiamo dunque dare la seguente definizione di comunicato stampa:
Testo scritto da un soggetto (persona, ente, azienda o gruppo) al fine di diffondere ufficialmente un messaggio ediante la stampa o i mass-media in generale.
Da ciò si evince che i primi destinatari di un comunicato sono i giornalisti, che devono essere convinti in primis ad aprire l'email che contiene il comunicato e poi, in base al contenuto, a pubblicarlo.
Il comunicato stampa può informare su di un fatto (ad esempio l’approvazione del bilancio da parte di un ente), su di un’opinione o dichiarazione (la posizione politica della minoranza sullo stesso documento contabile) o su dei numeri (quelli votati in aula, riportati nel dettaglio dall’ente).
Il contesto di un comunicato stampa non è esclusivamente quello politico-istituzionale.
Il comunicato può anche riguardare un evento, ad esempio, culturale (l’annuncio della prima di uno spettacolo teatrale), commerciale (il lancio di un prodotto) o comunque di pubblico interesse ed utilità (l’indizione di un bando).
Oltre ad avvisare di un qualcosa di fissato o a rendicontare un qualcosa che è avvenuto, può anche servire per convocare ad appositi appuntamenti giornalisti (alla conferenza stampa del sindaco su un rimpasto di giunta), gruppi interessati e addetti ai lavori (al voto per la scelta degli organismi rappresentativi di un ordine professionale) o la cittadinanza in generale (alla distribuzione dei mastelli per la raccolta differenziata da parte della società che cure il comparto dei rifiuti).
Insomma, che tu sia un amministratore, un politico, il rappresentante di un’azienda, il presidente di un’associazione o il promoter di un artista, è fondamentale che tu sappia come realizzare un comunicato stampa.
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LE CARATTERISTICHE DEL COMUNICATO STAMPA
Il perfetto comunicato stampa è:
Semplice e diretto. In questo modo arriva al cuore del destinatario editoriale e poi a quello del fruitore finale. Se ci sono espressioni o uno stile complesso e incomprensibile, il primo sarà poco o nulla stimolato alla pubblicazione e il secondo, qualora questa avvenisse comunque, avrebbe molte più difficoltà nell’assimilare il messaggio. Quindi punta sulla semplicità: poche parole, ma chiare ed utili, ed evita frasi e paragrafi troppo lunghi. Se usi termini più difficili, poi spiegali in modo semplice;
Breve e compatto. Soprattutto per le testate cartacee, un pezzo di oltre 3000 battute rischia di essere troppo lungo e di venire tagliato per questioni di spazi d’impaginazione, ma pure per le testate online dovresti stare sotto le 2500-3000 battute per non scoraggiare alla lettura e per non renderla difficoltosa in termini di attenzione;
Fresco e leggero. La leggerezza rende più assimilabile il messaggio, ma devi sempre essere all'altezza del tuo ruolo: un conto è se sei il PR di un locale, un altro se sei l'amministratore delegato di un’azienda;
Adeguato al target. Abbiamo raccomandato semplicità, ma se il comunicato è indirizzato ad una rivista o comunità scientifica, puoi usare un linguaggio più alto e termini più tecnici;
Corretto e completo. Un comunicato completo nei contenuti e corretto nella forma sarà più facilmente "calato", che nel gergo giornalistico significa pubblicato immediatamente, "copincollato" insomma, senza ulteriore rielaborazione da parte del giornalista. Anche perché spesso il tempo per approfondire è poco o nullo, e quindi ci si affida a ciò che tu vuoi comunicare. Infine, essere corretto e completo ti darà maggiore autorevolezza come mittente.
UN ATTACCO D'IMPATTO
Il tuo comunicato stampa deve rispettare una certa struttura, che approfondiamo nel post su come si imposta il layout di un comunicato stampa e che prevede i seguenti elementi:
Logo;
Oggetto;
Titolo;
Sottotitolo;
Luogo e data;
Testo;
Informazioni aggiuntive;
Firma;
Contatti.
Il titolo deve essere corto, chiaro, diretto. Deve essere attraente sia per chi edita che per chi leggerà. Inoltre, deve comprendere le parole chiave del contenuto del comunicato. E può essere accompagnato da un sottotitolo che lo amplia. Il titolo è il “grimaldello” col quale “aprire” il lettore. Dunque è di fondamentale importanza.
Un esempio di titolo efficace potrebbe essere: "Museo Archeologico Nazionale, è boom di visitatori!"
Sottotitolo: "A Palazzo della Storia presenze italiane e straniere".
Il titolo è d’impatto, perché comunica un exploit di presenze che incuriosisce sul numero, e il sottotitolo completa l'operazione accennando alla provenienza dei visitatori.
Una volta costruito lo “scheletro” della “costruzione”, puoi definire “facciata" e “interni”. Dunque, puoi aggiungere altri dettagli relativi all’oggetto del tuo comunicato stampa ben chiariti in apertura.
Infatti, il cosiddetto incipit, cioè l’inizio, deve conquistare chi edita o legge, quindi essere un po’ come il titolo, cioè chiaro e diretto, facendo capire di che si tratta, ed allo stesso tempo attraente, incuriosendo al fine di spingersi ad inoltrarsi in una lettura più ampia del testo.
Riprendendo il suddetto esempio, nell’incipit si potrebbe incuriosire così:
"Palazzo della Storia è stato letteralmente preso d’assalto dai turisti. Le sale, specialmente quella ospitante la statua di bronzo, sono state piene di persone provenienti da diversi parti d’Italia e del mondo. Il botteghino ha registrato 7.596 presenze. Visitatori non solo dalla provincia, ma anche dal Nord Italia, come Milano, Torino e Bologna, e dall’estero, come francesi, russi ed americani."
Proseguendo si potrebbero rafforzare o arricchire le precedenti informazioni, così come aggiungerne altre.
LE REGOLE DEL GIORNALISMO: LE 5W + H
Affinché risulti efficace, il tuo comunicato stampa deve rispettare la classica regola che anima la proposizione di qualsiasi notizia, quella delle “Cinque W e dell’H”, che sono:
Who? Chi?: ovvero di chi stiamo parlando? Chi è il protagonista della storia? Chi c'è con lui o contro di lui?
What? Quale o cosa?: qual è la notizia? Cosa è successo o deve succedere?
When? Quando?: quando è successo o succederà?
Where? Dove?: dove è successo/succederà?
Why? Perché?: perché avviene questo? Quali le ragioni dei vari aspetti?
How? Come?: come si sono svolti o si svolgeranno i fatti?
Facciamo due esempi, uno politico e uno commerciale.
Le 5W + H per un comunicato stampa di matrice politica
Who? L’assessore comunale (protagonista) e il sindaco (antagonista);
What? L'assessore si candida a primo cittadino contro il sindaco attuale;
When? Alle prossime elezioni comunali di ottobre;
Where? Nel comune di Utopia, dove sta concludendo il suo mandato di assessore;
Why? Perché col suo programma e la sua coalizione intende dare respiro internazionale alla città, attirando capitali esteri, contro chi invece vuole barricarsi nella provincia;
How? Dando una forte spinta alle relazioni diplomatiche e consolari e dei cittadini residenti all'Estero.
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Le 5W + H per un comunicato stampa di matrice commerciale
Who? L’associazione culturale "Le maschere";
What? La sua prima teatrale ha riscosso grande successo;
When? Lo scorso weekend;
Where? Al teatro "Siracusa";
Why? Lo spettacolo ha fatto soldout;
How? È stato un musical in costume.
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I FORMAT DEL COMUNICATO STAMPA
Il comunicato stampa può avere due format. Il primo è quello dell'articolo confezionato, forse il migliore dal punto di vista della comodità di chi lo riceve. Il secondo è quello delle aperte virgolette (o virgolettato), più utile per chi usa la formula del Riceviamo e pubblichiamo.
Facciamo due esempi.
Articolo confezionato
Il segretario del Partito Popolare, Cesare, interviene sul voto contrario del capogruppo in Senato, Bruto, bacchettandolo per essere stato in disaccordo con la propria formazione sull’emendamento in materia di strutture convenzionate alla legge sulla sanità. «Il voto del Senatore Bruto è inaccettabile. Il suo “no” è una grave mancanza di rispetto nei confronti del proprio partito e del confronto democratico interno che aveva portato all’espressione di quella posizione che lui ha disatteso» tuona in una nota il segretario del Partito Popolare, Cesare.
Aperte virgolette
«Il voto del Senatore Bruto è inaccettabile. Il suo “no” è una grave mancanza di rispetto nei confronti del nostro partito e del confronto democratico interno che aveva portato all’espressione di quella posizione che lui ha disatteso».
Firmato Giulio Cesare, Segretario del Partito Popolare
RIEPILOGANDO
Dopo aver approfondito, riepiloghiamo in punti di sintesi i criteri per scrivere il perfetto comunicato stampa:
Abbi chiaro l’obiettivo della tua comunicazione istituzionale;
Scrivi innanzitutto per i giornalisti e poi per i lettori;
Sii accattivante già dall’oggetto, dal titolo e dall’incipit;
Rispondi alle Cinque W e all’H;
Sii breve ed esaustivo, semplice, chiaro e corretto;
Ricorri principalmente ai due format citati.
ATTENZIONE! Questo è ciò che invece non devi mai fare: Prendere il comunicato e fare copia e incolla sui tuoi account social. È una cosa sbagliatissima!
I social sono un canale con un determinato pubblico e un determinato linguaggio, i media sono un altro canale, con un altro tipo di pubblico e un altro tipo di linguaggio. Non commettere mai questo errore se non vuoi trasmettere approssimazione e scarsa attenzione verso i tuoi follower!
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IL PLUS DEL GIORNALISTA
Ora che sai come scrivere un comunicato stampa, e dopo averti raccomandato di impaginarlo come si deve, ti do alcuni consigli Plus dal punto di vista del "giornalista consumato".
Una ricca mailing list
Abbi cura della tua lista di indirizzi e-mail. Cerca di averla più lunga possibile, includendo testate, riviste, blog, editori ed influencer, a livello sia locale che nazionale o, eventualmente, internazionale.
Suddividi la lista per specializzazioni e settori di competenza. Se sei per esempio un musicista o curi gli interessi di un musicista e vuoi lanciare il tuo ultimo disco, è inutile cheti rivolgi ad una rivista sportiva.
Il giusto approccio
Evita assolutamente formule come "con preghiera di pubblicazione" o "massima diffusione".
Se il numero dei destinatari editoriali è elevato, per quanto possibile effettua una chiamata o manda un messaggino dopo l’invio del tuo comunicato, sia per accertarti che sia arrivato (se non hai la ricevuta di ritorno), sia per chiedere direttamente o indirettamente se il comunicato verrà pubblicato.
Il contatto col destinatario va fatto sempre, ma la "confidenza" della richiesta va valutata in base alla conoscenza che hai col destinatario medesimo. È una cosa importante perché riconosce rilevanza a chi lo riceve, e quindi può agevolare la diffusione della tua comunicazione.
Se il comunicato è scritto in un documento apposito, nel corpo della mail dovrai salutare essendo essenziale ma non scarno, e anticipando il contenuto senza svelare troppo di quanto già annunciato dall’oggetto.
Se invece il comunicato sarà riportato nel corpo stesso della mail, fa' attenzione a evidenziare la parte riservata al comunicato per evitare che si confonda col resta della mail, premurandoti altresì di riportare il titolo in caratteri grandi e in grassetto, col sottotitolo un po' più piccolo (ma più grande del testo dell'articolo) e in corsivo.
Infine ringrazia per attenzione e disponibilità.
Quando inviare il comunicato
Salvo che non lo impongano le tempistiche dell'evento e che non ci sia urgenza, è opportuno mandare il comunicato stampa la mattina (max entro le 12) o, al massimo, nel primo pomeriggio (max entro le 18). In questo modo le testate cartacee hanno tutto il tempo di valutarne l'inserimento in una pagina, perché più passa il tempo e più la pagina diventa chiusa.
Anche per le testate online c’è tutto il tempo di un'analoga valutazione per il suo utilizzo o per una sua calata.
Occhio poi a comunicare in tempo relativamente alle edizioni quotidiane di telegiornali e radiogiornali.
Se devi comunicare un qualcosa che avverrà non immediatamente, non farlo troppo in anticipo. Invia l'e-mail dieci giorni o una settimana prima dell’avvenimento previsto, ma manda un promemoria due/tre giorni a ridosso della data fissata.
Spazio libero o a pagamento?
Se il tuo comunicato stampa è commerciale, assicurati che non serva pagare per una pubblicità, un banner o un cosiddetto “publiredazionale” per veder valorizzato il tuo contenuto.
Ora sai tutto quello che c'è da sapere per scrivere un perfetto comunicato stampa e farlo pubblicare al 100%. Ricordati anche di impaginarlo correttamente con le indicazioni date circa il layout del perfetto comunicato stampa.
Vuoi una mano a scrivere il tuo comunicato stampa? Desideri confrontarti sul tuo piano di comunicazione?
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